Is een factuur via e-mail dan geen elektronische factuur?

Een factuur die je per e-mail verstuurt, verschijnt meestal gewoon als een PDF-bestand — eigenlijk niets anders dan een digitale versie van een papieren factuur. Daarom wordt dit type factuur niet echt beschouwd als een echte elektronische factuur.

Voor een werkelijke elektronische factuur moet de factuur informatie in een gestandaardiseerd formaat zoals UBL (Universal Business Language) worden doorgegeven. Dit formaat zorgt ervoor dat de gegevens op een georganiseerde manier kunnen worden verwerkt door alle computersystemen die de factuur onderweg tegenkomt.

Daarom kan een PDF-factuur die via e-mail wordt verzonden, niet als echte elektronische factuur worden beschouwd. Dit komt omdat het niet voldoet aan de vereisten voor structuur en verwerkbaarheid die nodig zijn om efficiënt door verschillende systemen te worden gelezen en verwerkt.