Is Peppol verplicht?

Peppol wordt momenteel voornamelijk gebruikt voor facturatie aan overheidsinstanties, zowel op lokaal als nationaal niveau. Dit proces staat bekend als B2G (Business-to-Government) facturatie en is wettelijk verplicht. Als je dus overheidsopdrachten uitvoert voor een gemeente, stad, of de Vlaamse of federale overheid, dan moet de factuur verplicht via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Een eenvoudige PDF-factuur via e-mail is hierbij niet langer toereikend of wettelijk aanvaardbaar.

Voor B2B (Business-to-Business) facturatie is het gebruik van Peppol op dit moment nog niet verplicht, maar daar komt binnenkort verandering in. Vanaf 1 januari 2026 zal het verplicht worden om elke factuur die naar een ander bedrijf wordt gestuurd, via het Peppol-netwerk te verzenden. 

Dit is een belangrijke verandering die bedrijven zal dwingen hun facturatiesystemen te updaten om aan deze nieuwe norm te voldoen. Deze stap naar verplicht gebruik binnen B2B-transacties zal bijdragen aan een gestandaardiseerde, efficiëntere methode van elektronisch factureren, waardoor de kans op fouten afneemt en de verwerkingssnelheid toeneemt.

Voor facturatie aan particulieren zijn er geen wijzigingen; het blijft toegestaan om facturen in PDF-formaat via e-mail of per post te versturen. Toch kan het zelfs voor deze transacties nuttig zijn om elektronische facturering te overwegen, vanwege de voordelen op het gebied van efficiëntie en traceerbaarheid die dit biedt.

Het is aan te raden voor bedrijven die nog niet zijn aangesloten bij Peppol om zich nu al voor te bereiden op de veranderingen die komen gaan, vooral met het oog op de verplichte invoering voor B2B facturatie in 2026. Hierdoor vermijd je toekomstige complicaties en zorg je ervoor dat jouw bedrijf soepel blijft opereren onder de nieuwe regelgeving.