Wat zijn de technische vereisten voor e-facturatie via Peppol?

E-facturatie via het Peppol-netwerk vereist dat zowel de verzender als de ontvanger voldoen aan specifieke technische eisen om een vlotte en beveiligde uitwisseling van facturen en andere zakelijke documenten te garanderen. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste technische vereisten om gebruik te kunnen maken van Peppol voor elektronische facturatie:

1. Registratie bij een Access Point

• Om te kunnen starten met e-facturatie via Peppol, moet je bedrijf verbonden zijn met een zogenaamd Access Point. Deze Access Points fungeren als tussenstations die de documenten veilig via het Peppol-netwerk verzenden en ontvangen.
• Je moet kiezen voor een Access Point provider die gecertificeerd is binnen het Peppol-netwerk. Deze provider zal de technische connectiviteit faciliteren en zorgen voor de naleving van de netwerkprotocollen.

2. Peppol ID

• Elk bedrijf dat deelneemt aan het Peppol-netwerk krijgt een uniek Peppol ID. Dit ID is noodzakelijk om te identificeren wie de verzender en de ontvanger van de e-factuur zijn.
• In veel gevallen is dit ID gebaseerd op het BTW-nummer van het bedrijf, maar het kan ook een ander nummer zijn afhankelijk van de lokale regelgeving en implementatie.

3. Softwarecompatibiliteit

• Je administratieve software moet in staat zijn om e-facturen te genereren en te versturen die voldoen aan de Peppol-standaarden. Dit betekent meestal dat de software XML-facturen kan creëren volgens de UBL-specificatie (Universal Business Language). NumNum biedt dit alles probleemloos aan!
• Zorg ervoor dat je administratieve software geüpdatet en geconfigureerd is om correct te integreren met het gekozen Access Point.

4. Beveiliging en Compliance

• Gegevensbeveiliging is cruciaal binnen het Peppol-netwerk. Zorg ervoor dat je software en systemen voldoen aan de huidige standaarden voor datasecurity, inclusief versleuteling van data die verzonden wordt.
• Je bent ook verantwoordelijk voor het naleven van de privacywetgeving, zoals de GDPR in Europa, bij het verwerken van persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens.

5. Internetverbinding

• Een stabiele en betrouwbare internetverbinding is noodzakelijk om continuïteit in je e-facturatieprocessen te waarborgen. Dit zorgt voor een ononderbroken uitwisseling van documenten met het Peppol-netwerk zonder dataverlies.

6. Validatie- en Verificatieprocessen

• De verzonden documenten moeten gevalideerd worden op fouten voordat ze via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Veel Access Point providers bieden tools voor de validatie van documenten om te zorgen dat deze voldoen aan de vereiste formats en standaarden.

Door deze technische vereisten te begrijpen en te implementeren, kan je bedrijf profiteren van e-facturatie via Peppol, wat bijdraagt aan een efficiëntere, veiligere en gestroomlijnde zakelijke communicatie.